الصورة بواسطة https://unsplash.com/@ultralinx

اكتشف كيف تزيد من فعاليتك وكفاءتك في الحياة بشكل كبير

لتجنب السبر مثل منافق يكتب عن الإنتاجية ، قررت تطبيق نفس المبادئ المذكورة أدناه ، في كتابة هذه المقالة.

عادةً ، يستغرق الأمر من 4 إلى 30 ساعة لإنهاء مقال ما (عادةً ما أرشده بنفسي إلى أنه أمر رائع ، مع مراعاة أنه لدي أكثر من 2500 كلمة في معظم المقالات)

كان اليوم مختلفا.

كان هدفي هو الانتهاء من مقال في أقل من ساعتين ، دون التضحية بالجودة.

من التفكير في فكرة ، وصولاً إلى نشرها هنا (بأكثر من 2700 كلمة) ، استغرق الأمر ساعة و 43 دقيقة.

إذا تمكنت من الاحتفاظ بجودة المقال ، فستكون أنت القاضي ، فقط أخبرني في التعليقات.

الآن ، اسمح لي أن أوضح لك كيفية تنفيذ الأشياء بكفاءة وفعالية.

إذا ألقيت نظرة على عمليات البحث على Google ، فستحصل على هذا:

  • كيف تكون أكثر إنتاجية: 44،300،000 عملية بحث
  • كيف تكون أكثر فاعلية: 148،000،000 عملية بحث
  • كيف تكون أكثر فاعلية: 240،000،000 عملية بحث

يبدو أن الكثير من الناس ، على وجه الدقة 432300000 منهم ، يريدون أن يتعلموا كيف يكونوا أفضل في تنفيذ أنشطتهم.

السبب في ذلك ، حتى مع كل التكنولوجيا التي لدينا ، لم نكن أكثر انشغالًا أبدًا.

إذا كنت منتجا بالفعل ، فهذا يعني أنك تنتهي من أشياء أكثر من الشخص العادي.

من خلال القيام بذلك ، يمكنك فتح الجدول الزمني الخاص بك ، وعادة ما تقوم بإعادة استثمار وقت إضافي في الأهداف الأخرى التي تريد تحقيقها ، مما يعني أيضًا أنه سيكون لديك المزيد من المهام على اللوحة الخاصة بك. وكلما زاد عدد المهام ، كلما أردت أن تكون منتجًا.

إنها حلقة مفرغة.

ما لم تقرر التعامل مع هذا كتحدي ، ومعرفة أن الشيء الوحيد المهم هو التقدم. تصبح أكثر ، وإعطاء المزيد.

أول شيء هو التمييز بين الكفاءة والفعالية.

إذا كنت تتذكر فكرة واحدة من هذه المقالة ، فليكن هذا:

"الكفاءة تفعل الأشياء في نصابها الصحيح ؛ الفعالية تفعل الأشياء الصحيحة. "
- بيتر دراكر

هذا لا يعني أنك بحاجة إلى التوقف عن قراءة المقال ، فقط حقيقة أن لديك فكرة واحدة رائعة من البداية يمكن أن تخبرك أن ما أكتبه يعد بالكثير.

قبل أن نذهب مباشرة إلى التنفيذ ، هذه هي الأشياء التي يجب عليك القيام بها:

  1. فك البيئة الخاصة بك
  2. تنظيم الكمبيوتر والهاتف والتطبيقات والمتصفح

لنبدأ.

كيفية فك البيئة الخاصة بك

لقد عارضت دائمًا هذا الاقتباس ، فقد بدا دائمًا كذريعة لترك الأمور في حالة من الفوضى.

"إذا كان المكتب المليء بالفوضى هو علامة على فوضى مشوشة ، فما هو إذن مكتب فارغ؟" - ألبرت أينشتاين
غرفة عمل أينشتاين

هل تريد أن تعرف إجابة هذا السؤال؟

العقل المنظم.

تحتاج إلى نهج تنظيم بيئتك كما لو كنت في نهج تنظيم عقلك.

عادة ما يفترض الناس أن هذه معركة بين الجزء التحليلي مقابل الجزء الإبداعي من عقلك ، وهذا غير صحيح.

الفكرة هي أن يتم تنظيم معلوماتك في عقلك. يمكنك العثور على أي ذاكرة أو فكرة أو حقيقة أو قصة أو أي شيء آخر ، تحت القيادة.

إنه نفس الشيء بالنسبة لبيئتك.

بهذه الطريقة ، ستوفر مقدارًا لا يصدق من الوقت عند محاولة العثور على كائن ، أو التفكير في قصة ترويها في محادثة ، أو حقيقة يمكن أن تساعدك في عرض فكرتك في الاجتماع.

لا يوجد شيء أسوأ من الاضطرار إلى التعثر في متعلقاتك لأنك لا تعرف مكان وضع عنصر معين.

إليك كيفية القيام بذلك.

ستحتاج إلى منطقة العمل الأساسية ومنطقة العمل الثانوية.

منطقة العمل الرئيسية هي مكتبك ، وعليك أن تدرج فقط الأشياء التي تستخدمها بشكل يومي. كل ما يتم استخدامه مرة واحدة في الأسبوع ، أو ليس له استخدام عملي ، ينتقل إلى منطقة العمل الثانوية. بما في ذلك الصور والشموع ، دباسات وأشياء أخرى.

عادة ما تكون منطقة العمل الثانوية رف. هنا تضع كل شيء تستخدمه أسبوعيًا أو شهريًا ، مثل الكتب والتقارير والكابلات والطابعة والصور وكل شيء آخر.

القاعدة الواجب اتباعها:

إذا أخذت عنصرًا ، فبمجرد الانتهاء من استخدامه ، أعده إلى مكانه وموضعه الأصلي.

كيفية تنظيم الكمبيوتر والهاتف والتطبيقات والمتصفح

تنظيم الكمبيوتر والهاتف

بعد الانتهاء من رفض ، الخطوة التالية هي تنظيم جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

الخطوة الأولى هي حذف كل ما لا تحتاجه - الملفات والتطبيقات والأفلام القديمة التي شاهدتها قبل شهرين.

تكمن الخطوة الثانية ، ما تبقى ، في مجلدات ، والتي تم إنشاؤها خصيصًا بناءً على أولوياتك.

افعل نفس الشيء لهاتفك.

إليك كيف تبدو شاشتي:

على الشاشة الرئيسية ، احتفظ فقط بالتطبيقات التي تحتاج إلى استخدامها على أساس يومي ، وترتيب التردد (أعرف أن بعض الأشخاص يقومون بتصنيف التطبيقات وفقًا للون - شاشة واحدة ، كل التطبيقات الزرقاء ، وشاشة واحدة ، كل التطبيقات الخضراء وما إلى ذلك) )

ضع كل ما يتم استخدامه أسبوعيًا على الشاشة الثانوية.

تعتاد على ذلك ، وهذا كل شيء.

استخدام التطبيقات والمستعرض بكفاءة

عند العمل ، لا تفتح عشرة تطبيقات ، افتح فقط التطبيقات التي تحتاجها للمهمة التي تقوم بها.

بمجرد الانتهاء ، أغلق كل تطبيق ليس ضروريًا للمهمة التالية.

ينطبق نفس الشيء على علامات التبويب المفتوحة في المتصفح ، فقط تخيل مقدار الوقت الذي تضيعه أثناء محاولة العثور على علامة التبويب التي تحتاج إليها عندما تكون 25 علامة تبويب مفتوحة.

هذه الأشياء تضيف ما يصل دقيقة واحدة في وقت واحد.

هناك مجموعة متنوعة من التطبيقات الخاصة بالإنتاجية والتركيز والعادات. ولكن ، اقتراحي هو الحفاظ على الأمر بسيطًا.

أستخدم Evernote (وليس شركة تابعة) لأنه يحتوي على خيار للوصول إليه دون اتصال بالإنترنت. لدي هنا قائمة بالأنشطة ذات الرافعة المالية العالية في تسلسل.

عندما أستيقظ ، أعرف بالفعل ما هو التالي ، وبدأت في فعل ذلك. بمجرد الانتهاء من ذلك ، تحقق من ذلك وانتقل إلى المرحلة التالية.

بعد ذلك ، إلى Evernote ، أستخدم تطبيق Pomodoro يسمى Focus Keeper (الإصدار الأساسي مجاني أيضًا) عندما يكون لدي أنشطة أصغر في يوم واحد. هذا يتحداني لتنفيذ أسرع.

كلما كان لديك ساعة مجانية ، وكنت ترغب في القيام بذلك ، فقط ابدأ بالساعة الأولى في القائمة.

تعرف على شيء واحد ، باستخدام هذه التطبيقات بانتظام هو عادة تحتاج إلى تأسيسها.

هذا هو السبب في أنه من الجيد اختيار العنصر الرئيسي ، وتعلم كيفية استخدامه كملحق.

التنفيذ الخالص

ستتعلم هنا كيفية اختيار الأنشطة المناسبة للتركيز عليها ، ثم كيفية تنفيذها.

القاعدة الواجب اتباعها:
حظر الوقت (ويعرف أيضًا باسم جدولة اجتماع مع نفسك)

استخدم هذه القاعدة ، كلما أردت التركيز على الأنشطة التي ستساعدك على تحقيق أهدافك.

حدد الأنشطة التي تحتاج إلى تنفيذها لتحقيق أهدافك

بغض النظر عن هدفك ، سيكون هناك دائمًا أكثر من 30 أمرًا مختلفًا يمكنك القيام به لتحقيق ذلك.

ولكن ، لن تعطيك جميع الأنشطة نتائج كبيرة على حد سواء ، في أقل قدر من الوقت.

للتدوين ، يمكنك القيام بمئات من الأشياء المختلفة للحصول على المزيد من القراء والمشتركين.

ولكن في النهاية ، فإن هذه الأشياء هي الأكثر أهمية ، وهذا هو أن يكون لديك نظام أساسي حيث يمكن للأشخاص الاشتراك وقراءة وإنشاء المحتوى وتوزيع المحتوى.

إليك كيفية القيام بذلك:

  1. أولاً ، قم بتدوين أهدافك الثلاثة الأكثر أهمية.
  2. ثم اسرد لكل واحد منهم 10 أنشطة على الأقل يمكنك القيام بها لتحقيق هذا الهدف.
  3. ثم اذكر كل نشاط تقوم به حاليا في العمل (أو المنزل)
ثم ، دمج # 2 و 3.

ستكون الخطوة التالية هي معرفة الأنشطة التي يمكن إزالتها من هذه القائمة من اللوحة الخاصة بك.

القضاء ، تفويض وأتمتة

"لا تقم أبدًا بأتمتة شيء يمكن إزالته ، ولا تفوض أبدًا أي شيء يمكن أتمتة أو تبسيطه. بخلاف ذلك ، تهدر وقت شخص آخر بدلاً من الوقت الخاص بك ، مما يهدر الآن أموالك التي تحققت بشق الأنفس. كيف يكون هذا الحافز فعالاً وفعالاً؟ "
- تيموثي فيريس

لا يهم إذا كان لديك 20 أو 100 في المجموع ، فإن الخطوة الأولى هي التخلص من أي شيء غير ضروري.

يمكن إلغاء أو تفويض العديد من المهام التي تقوم بها حاليًا إلى شخص ما. وبعضها يمكن أتمتة بحيث يمكنك التركيز على أشياء أخرى.

من المفاهيم الخاطئة الشائعة أن العمل أكثر يحصل على المزيد من النتائج ؛ الحقيقة هي أنك تحتاج إلى العمل على الأنشطة (الرافعة المالية العالية) الصحيحة وتنفيذها بكفاءة (بالطريقة الصحيحة).

بمجرد الحصول على القائمة ، فإن الخطوة التالية هي أن تسأل نفسك الأسئلة التالية:

القضاء:
هل يجب القيام بهذه المهمة؟
هل يساعدني ذلك في الوصول إلى المكان الذي أريد الذهاب إليه؟

إذا كانت الإجابة بنعم ، انتقل إلى مندوب.
إذا كانت الإجابة لا - لا تفعل ذلك!

مندوب:
هل يمكن تفويض هذه المهمة؟

إذا كان الجواب نعم ، مندوب.
إذا كان الجواب بالنفي ، فيمكنك معرفة ما إذا كان يمكنك أتمتة ذلك ، ثم تفويضه.

أتمتة:
يمكن أن تكون هذه المهمة الآلي؟

إذا كانت الإجابة بنعم ، أتمتة.
إذا لا ، وقت التنفيذ.

كل ما تبقى لك هو إما أن تتسبب في التسويف أو التنفيذ.

ستعرف الفرق عندما تدرج كل هذه الأنشطة في تسلسل وفقًا للأولويات.

اسأل نفسك السؤال التالي:

ما الشيء الوحيد الذي يمكنك القيام به بحيث يكون كل شيء آخر أسهل أو غير ضروري؟

اسأل نفسك هذا السؤال ، حتى يكون لديك في تسلسل الأولويات.

هذه هي قائمة أنشطتك ذات الرافعة المالية العالية (أو كما أسميها - THE SEQUENCE)

يجب أن تصبح هذه الأنشطة في النهاية عاداتك. جنبا إلى جنب مع المهارات التي تحتاج إلى اكتسابها لتحقيق أهدافك.

[مواضيع ذات صلة: الدليل النهائي لتعلم أي مهارة]

الآن ، اختر أول واحد في الأعلى ، ودعنا نرى ما تحتاج إلى التركيز عليه لتنفيذه بكفاءة.

تطبيق 80/20

هنا يمكنك أن ترى كيف قامت فرقة Axis of Awesome بتطبيق هذا المبدأ.

الآن بعد أن تمت إعادة النظر في أنشطتك / مهاراتك ذات الرافعة المالية العالية ، وقمت بتصفية كل شيء آخر بطريقة تلقائية وتفويض.

سنرى كيف تحتاج إلى التعامل مع كل نشاط / مهارة ، وما الذي يجب التركيز عليه لتنفيذه بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.

قد يكون هذا هو جعله أو كسره خطوة. محاولة تنفيذ نشاط كامل مهارة كاملة ممكنة ولكنها ساحقة للغاية.

بسبب ذلك ، تحتاج إلى تقسيمها إلى أجزاء أصغر.
كل نشاط يتكون من عدد معين من المكونات.

إليكم مثالي:

نشاط رافعة عالية: كتابة مقال

الآن ، الكتابة عامة جدًا ، دعنا نقسمها في أنشطة أصغر:

  • الخروج مع موضوع لهذه المادة
  • البحث (كلمات رئيسية ، حقائق ، اقتباسات ، قصص)
  • كتابة العنوان
  • القيام تفريغ الدماغ للموضوع
  • تنظيمه في أقسام
  • أعد كتابة كل واحد من البداية
  • قص كل ما هو غير ضروري
  • الانتهاء من كتابة المقال
  • تحريره
  • إضافة الكلمات الرئيسية لكبار المسئولين الاقتصاديين
  • صحح بروفات الطباعة
  • العثور على غطاء
  • تنسيق المقال على متوسط
  • اكتب بريدًا إلكترونيًا لقائمة البريد الإلكتروني
  • تنسيق البريد الإلكتروني في MailChimp
  • تصحيح البريد الإلكتروني
  • ضرب إرسال

تحتاج أيضًا إلى الانتباه إلى تسلسل المهام التي حددتها للتو ، تمامًا كما فعلت.

بمجرد إدراج المهام الأصغر في القائمة ، فأنت بحاجة لمعرفة أي منها يجلب أكبر عائد استثمار (العائد على الاستثمار). وابدأ من هناك.

الفكرة هي تطبيق قاعدة 80/20 (أو مبدأ باريتو):

تنص القاعدة على أن حوالي 80 ٪ من الآثار تأتي من 20 ٪ من الأسباب.

ولكن ماذا يعني هذا بالنسبة لك؟

هذا يعني أنه يجب التركيز على 20٪ من المهام الأصغر التي قمت بجمعها ، وستحصل على حوالي 80٪ من النتائج.

على سبيل المثال ، إذا كان لدي 10 ساعات لإنهاء كل شيء ، وأنا أعلم أن غالبية قرائي يأتون من Medium و LinkedIn و CNBC وقائمة بريدي الإلكتروني الخاصة. لقد تخطيت نشره على Zero To Skill لأنه يستغرق مني ساعة للتنسيق وإضافة مُحسّنات محرّكات البحث وتحسين استخدام الأجهزة المحمولة.

لذلك أنا فقط التركيز على المذكورة سابقا.

الان حان دورك.

كيفية تحريك حالة التدفق

"أسعد الناس يقضون وقتًا طويلاً في حالة تدفق - الدولة التي يشارك فيها الناس في نشاط لا يبدو أنه مهم. التجربة بحد ذاتها ممتعة لدرجة أن الناس سيفعلون ذلك حتى لو كان ذلك باهظ التكلفة ، لمجرد القيام بذلك ".
- ميهالي Csikszentmihalyi

عامل هذا النشاط كما لو كنت تقوم بتطبيق عادة ، حيث ستفوق الاتساق دائمًا الكمية.

كلما حجبت الوقت ، حتى لمدة 30 أو 60 دقيقة ، اعمل في رشقات نارية قصيرة.

25 دقيقة ، 5 دقائق تأخذ استراحة ، والمشي ، وتمتد وهلم جرا.

قبل معرفة كيفية تشغيل التدفق ، اسمحوا لي أن أخبركم بأن تعدد المهام أمر سيء.

أولاً ، وجود العديد من المشاريع المستمرة ليس مهمة متعددة.

ثانياً ، تعدد المهام بحكم التعريف يتعامل مع أكثر من مهمة واحدة في نفس الوقت.

السبب في أنني لا أؤيد ذلك هو أنه في كل مرة تحتاج فيها إلى الجلوس والتركيز على مهمة ما ، فإن ذلك يعد إجراءً طويلاً ، وعندما يحدث ذلك ، تتدفق.

يؤدي التبديل من التدفق إلى أي نشاط آخر إلى انقطاع التدفق ، ثم تحتاج إلى تكرار العملية ، والتحول إلى التركيز على النشاط التجاري الجديد ، ثم تطوير التدفق.

كلما قمت بالتبديل ، زادت تكلفة النقل بين الأنشطة.

مجرد التفكير في الموقف الخاص بك ، كم من الوقت يستغرق ، لاستعادة التدفق الخاص بك ، عند كسرها؟

بالنسبة لي ، كان الأمر يستغرق أكثر من 5 دقائق للعودة إلى الكتابة حيث توقفت. من خلال الممارسة العملية ، لم أتعلم فقط تحريك التدفق على الأوامر ولكن أيضًا تدريب نفسي (مثل الدلافين) للتركيز على شيء واحد فقط.

القاعدة الواجب اتباعها:

إذا بدأت شيء ما ، اعمل حتى تنتهي. إذا كانت المهمة كبيرة جدًا ، فقم بالعمل عليها حتى تنهي قسمًا حرجًا. لا تكسر التدفق.

أنا أفرق بين نوعين مختلفين من التدفق يمكنك تشغيله. إليك كيف أفعل كل واحد منهم.

1. تدفق التنفيذ

بمجرد تدهور كل شيء وتحسينه وتعرف بالضبط ما تحتاج إلى تنفيذه ، فأنت بحاجة إلى معرفة كيفية تطوير التركيز على الأمر ، أو كيفية تشغيل التعمق العميق.

بالنسبة لي تعمل الموسيقى ، في حين أن بعض الناس يفضلون فوز بكلتا الأذنين. يمكنك العثور على تطبيقات مجانية لاختبار ذلك.

تعمل الموسيقى البطيئة أو الموسيقية أو الكلاسيكية عندما أحتاج إلى تصميم أو كتابة أو إنشاء شيء ما. السبب هو أن الكلمات لا تزعجني.

عندما يكون لدي الكثير من المهام التي يتعين تنفيذها ، لا يتطلب الأمر عادةً أصالتي ، بل كفاءتي ، ألعب شيئًا سريعًا ، عادة ما يكون موسيقى الروك أو الراب أو شيء مشابه.

نصيحة: اعثر على سماعات مريحة (من المستغرب بالنسبة لي أن سماعات الأذن من Apple تعمل بشكل مثالي)

2. الإبداعية (أو عاكس) التدفق

في حالتي ، يتم تطوير الأفكار بطريقتين.

عن طريق استيعاب كمية هائلة من المعلومات ، ثم توليفها بنفسي. إلى أن أدرك شيئًا ما ، وأتطور إلى فكرة (عادةً من خلال الاستماع إلى موسيقى الآلات أو البيانو المثالي أو الغيتار الصوتي.)

الجزء الثاني هو التفاعل مع الأشخاص الأذكياء (وتحديداً مع الأشخاص الذين يعالجون المعلومات بسرعة). حيث يمكن لكل واحد منكم تقديم أفكار قاموا بتكوينها ، ثم عندما تقوم بلفظها ومناقشتها ، يكون لديك الكثير من لحظات AHA بشكل لا يصدق ، ومن ثم يحدث الاستيعاب.

لهذا من الجيد أن يكون لديك شخصين أو ثلاثة أشخاص يمكنك ارتدائهم للأفكار بسهولة ، وليس فقط أنه بإمكانهم تقديم منظور مختلف ، ولكن مجرد التعبير عن الفكرة ، ومحاولة شرحها لشخص آخر غيرك ، يمكنك يؤدي إلى الاستيعاب.

الوجبات الجاهزة النهائية

قم بتطوير عادة لتقييم قائمة نشاط الرافعة المالية العالية (التسلسل) ، على الأقل مرة واحدة في الأسبوع. من الناحية المثالية ، قد ترغب في القيام بذلك في نهاية كل يوم.

باختصار ، ركض في قائمتك ، وشطب ما فعلت. هذا سوف يعطيك شعور بالإنجاز.

ثم اختر الأنشطة التي ستصبح أولوية بالنسبة لك غدًا ، وابدأ التنفيذ مرة أخرى.

اشطف و كرر.

من خلال القيام بذلك ، عادة ما أقوم بتنفيذ 8 ساعات من العمل ، في أقل من ساعتين.

نظرًا لعدم وجود انحرافات ، فأنت تركز على الأنشطة التي ستمنحك أعلى قوة ضغط ، وأنت في تدفقك بالكامل.

سوف يذهلك مدى سرعة أهدافك ستبدأ في الاصطفاف مثل هذا.

تذكر ، أن فورتشن تفضل الغامق أو المنتج (الحكم ما زال خارج).

دعوة إلى العمل

إذا كنت ترغب في زيادة إنتاجيتك والقضاء على التسويف ، فراجع دليلي المجاني المسمى: "ورقة الغش في نهاية المطاف للإنتاجية (الإصدار المنقح)"

انقر هنا للحصول على الدليل الآن!

PS: متوفر الآن في كل من إصدارات PDF والصوت.

شيء أخير…

إذا كنت تحب هذه المقالة ، فانقر فوقها أدناه حتى يتمكن الآخرون من قراءتها والاستمتاع بها هنا على "متوسط".