كيفية بناء نظام فعال لإدارة المعرفة الشخصية

أعتقد أن بذل جهد لإنشاء نظام لإدارة المعرفة الشخصية يمكن أن يكون مفيدًا للجميع. في الوقت الحاضر ، نواجه جميعًا الكثير من المعلومات المجزأة. علينا أن نتعلم كيفية التحكم في المعلومات عن طريق تحويل محتوى عالي الجودة إلى معرفة والتخلص من المعلومات العاجلة وغير المجدية.

كل صباح ، عندما أستيقظ ، افتح هاتفي المحمول أو الكمبيوتر المحمول ، تندفع معلومات هائلة نحوي. في الأصل ، أشعر بالحماس الشديد لأنه يمكنني الوصول إلى المعلومات حول أي موضوع على الفور من أي مكان. يبدو أنه يمكنني الحصول على أي معرفة في أي مجال وحل أي مشكلة في العالم.

لقد قرأت الكثير من المقالات والمنشورات وما إلى ذلك ، كما قمت بحفظ الكثير منها على قرصي الصلب. لسوء الحظ ، أدركت تدريجياً أنه على الرغم من أنني قضيت الكثير من الوقت في المعلومات المختلفة ، إلا أنني لم أكن أكثر دراية. وأحيانًا ، لا أستطيع تذكر أنني درست موضوعًا على الرغم من أنني قمت بتخزين العديد من المقالات المتعلقة بالموضوع على جهاز الكمبيوتر الخاص بي.

إنها حقيقة محزنة أن المعلومات التي حصلت عليها مخزنة فقط على الكمبيوتر بدلاً من حفظها في عقلي وتصبح معرفتي ، مما يعني أنه لا يزال يتعذر عليّ أن أذكرها بحرية وأن أنظمها وأستخدمها أينما كان. لذلك يجب عليّ بناء نظام يمكن أن يساعدني في ترجمة المعلومات إلى معرفة ، وقد فعلت ذلك.

ما هي إدارة المعرفة

إدارة المعرفة هي واحدة من أهم المواضيع اليوم في كل من عالم الصناعة وعالم أبحاث المعلومات. في حياتنا اليومية ، نتعامل مع كمية هائلة من البيانات والمعلومات. البيانات والمعلومات ليست المعرفة إلى أن نعرف كيفية استخراج القيمة منها. هذا هو السبب في أننا بحاجة إلى إدارة المعرفة. لسوء الحظ ، لا يوجد تعريف عالمي لإدارة المعرفة ، تمامًا كما لا يوجد اتفاق على ما يشكل المعرفة في المقام الأول.

يوجد أكثر من مائة تعريف منشور لإدارة المعرفة (Dalkir 2011) وربما تم تطوير التعريف المقبول على نطاق واسع من قبل Gartner Group و Bryant Duhon:

"إدارة المعرفة هي مجال يعزز اتباع نهج متكامل لتحديد أصول المعلومات الخاصة بالمؤسسة والتقاطها وتقييمها واستعادتها ومشاركتها. قد تشمل هذه الأصول قواعد البيانات والوثائق والسياسات والإجراءات والخبرات والخبرات التي لم يتم التقاطها من قبل في الأفراد العاملين. "(Duhon ، 1998)

لماذا نحتاج إلى بناء نظام المعرفة الشخصية

على الرغم من أن KM يشير عمومًا إلى تحقيق الأهداف التنظيمية أو نتيجة الأعمال ، إلا أنني أركز بشكل أساسي على KM الشخصية في هذه المقالة لمساعدتنا على تطوير أنفسنا أكثر واكتساب المزيد من المعرفة.

بعد بناء نظام KM الخاص بي ، أواصل تحسينه وتعديله ، مما يجعلني أكثر كفاءة وساعدني في حل المشكلات التالية تمامًا:

  1. جمع المعلومات دون الخلق.

كما ذكرت سابقًا ، أقرأ يوميًا الكثير من المقالات أو المنشورات من مواقع الويب ووسائل التواصل الاجتماعي وبحث Google. عندما وجدت مقالًا ممتازًا ، سأحفظه على الفور في Evernote ، دفتر ملاحظات رقمي استخدمته من قبل ، لمزيد من المرجع. بعد تراكم سنوات عديدة ، هناك الآلاف من الملاحظات في دفتر ملاحظات Evernote الخاص بي. ومع ذلك ، لم أقرأ معظمها للمرة الثانية بعد حفظها.

  1. لا الإخراج ، لا تقاسم.

على سبيل المثال ، عندما كنت أتعامل مع مشكلة ما ، أشرت دائمًا إلى موارد متعددة وقمت ببعض التجارب لإكمال الحل النهائي. بعد أن أنجزت المهمة ، لم أقم بتنظيم جميع المعلومات المتعلقة بالحل وأكتب كيف وجدتها. أيضا ، لم أشاركه مع شخص آخر. بعد وقت ، سوف أنسى كل هذه الأمور: المراجع ، التجارب ، والحل. كل جهودي لا تحقق أقصى قيمة لها.

مفتاح ل KMS جيد

الصورة أعلاه هي عبارة عن هرم DIKW (اختصار للبيانات والمعلومات والمعرفة والحكمة) من David McCandless ، والذي يوضح التسلسل الهرمي للبيانات والمعلومات والمعرفة والحكمة. من المهم أن نلاحظ أن هناك حدودًا محددة في منتصف الهرم: البيانات والمعلومات هي ما جمعناه ، والمعرفة والحكمة هما ما أنشأناه.

الجزء الأساسي من KMS جيد هو الإخراج. تعد قراءة الكتب ومشاهدة مقاطع الفيديو وحضور المحاضرات كلها أنشطة للحصول على المعلومات. على الرغم من أن الكتب والمحاضرات تنتمي إلى الحكمة أو المعرفة في نموذج DIKW ، فهي حكمة المؤلفين ومعرفة المحاضرين. انهم ليسوا لنا. أفضل طريقة لتحويل المعلومات إلى علمنا هي تفسير شيء جديد لنا بناءً على ما تعلمناه ومشاركتها.

الترجمة الفورية تساعدنا على تنظيم المعلومات وهضمها. لذلك يمكن أن يترجم المعلومات إلى معرفتنا المدمجة. إن المشاركة ليست مجرد مساهمة في عصر المعلومات ، بل هي أيضًا دافعنا لمواصلة إنتاج أعمال أفضل ، وهذا هو السبب في اعتقادي أن المعلومات تصبح المعرفة من خلال التنظيم والمشاركة.

تدفق العمل

التدفق الأساسي

يوضح الشكل أعلاه تدفق العمل الأساسي لنظام KMS الخاص بي ، وهو "التجميع والتنظيم والإخراج". تتوافق المراحل الثلاث مع نموذج DIKW. بعد التنظيم ، تتحول المعلومات التي جمعناها إلى معرفتنا. ثم إذا طبقنا المعرفة في الممارسة العملية ، مثل كتابة مقال أو حل مشكلة ، فستصبح في النهاية حكمتنا.

يوضح الشكل أيضًا تطبيقات iOS التي أستخدمها حاليًا في كل مرحلة. على الرغم من أنه سيتم تغيير أي تطبيق في المستقبل إذا وجدت تطبيقًا أفضل ، إلا أنه يعد الخيار الأفضل حاليًا لي بعد اختبار العديد من التطبيقات المشابهة.

تخزين

OneNote هو التطبيق الأكثر أهمية لهذا النظام. إنه التخزين المركزي والحل المثالي لتدوين الملاحظات. يتم تصنيف جميع المعلومات التي تتم معالجتها بواسطتي وحفظها في OneNote. تعمل EverNote كحاوية للمعلومات التي تم جمعها والتخزين النهائي للمواد الخام. تسمى المواد التي لا أدرسها وأكتب ملاحظات عليها "المواد الخام" ، وأحتفظ بها فقط للرجوع إليها. اعتاد EverNote أن يكون تطبيق الملاحظات الأساسي الخاص بي لفترة طويلة ، في حين أنه أيضًا برنامج رائع ، فقد انتقلت أخيرًا إلى OneNote للأسباب التالية:

  • إصدار Windows OneNote له أداء أفضل من EverNote. إذا كان دفتر ملاحظات EverNote يحتوي على الكثير من الملاحظات ، قل أكثر من ألف ، فإن الأداء سيصبح فظيعًا. لا أستطيع تمرير الكمبيوتر الدفتري بسلاسة حتى إنه يعمل على وحدة المعالجة المركزية i7 الخاصة بي مع كمبيوتر محمول 16G RAM.
  • صفحة كل OneNote هي ورقة لا حصر لها ، وهي مثالية لاستكمال محتوى إضافي لملاحظة.

تجميع

نواجه نوعين من المعلومات: المعلومات النشطة والمعلومات السلبية. المعلومات النشطة هي ما نعتزم الحصول عليه ، مثل googling كلمة رئيسية. على النقيض من ذلك ، يتم إرسال المعلومات السلبية من قِبل مرسليها ، مثل الغواصات والمنشورات وما إلى ذلك.

في مرحلة التجميع ، تتمثل المهمة الأساسية في تحديد المعلومات التي يجب الاحتفاظ بها لمزيد من القراءة. ومن المهم أيضًا ألا تقضي الكثير من الوقت في تصفح المعلومات السلبية.

كل يوم ، أقضي حوالي ثلاثين دقيقة في تصفح المقالات بسرعة التي اشتركت فيها في LinkedIn و Facebook و Twitter و Feedly. إذا وجدت واحدة مهتمة ، فسأرسلها إلى Pocket (إذا كانت هذه المشاركة في LinkedIn أو Facebook أو Twitter) أو حفظها (في Feedly) لقراءتها لاحقًا.

Workflow هي أداة تلقائية قوية يمكنها "توصيل التطبيقات والإجراءات معًا لأتمتة الأشياء التي تقوم بها على جهازك". أستخدمها لاستخراج معلومات مفيدة من Safari عن طريق:

  • تحويل صفحة الويب بأكملها إلى وثيقة PDF وحفظها في Dropbox لمزيد من المعالجة.
  • مقتطفات مقتطفات من صفحة ويب وإلحاقها بملاحظات EverNote.

أقوم برقمنة المستندات الورقية عبر برنامج Scanner Pro واحفظها في Dropbox ، واستخدم Duokan لقراءة كتب ePUB لأنه يمكن أن يقوم تلقائيًا بحفظ أهم معالم أو ملاحظات الكتاب إلى EverNote.

بعد الانتهاء من هذه المرحلة ، يتم تخزين جميع المعلومات التي تحتاج إلى معالجة في المرحلة التالية في Pocket و Feedly و Dropbox و EverNote.

منظمة

لكل مادة تم جمعها ، نحتاج إلى أن نقرر ما إذا كان ينبغي لنا دراستها أو الاحتفاظ بها لمزيد من المرجع. يعتمد القرار على الموضوعات التي نركز عليها حاليًا. على سبيل المثال ، إذا كنت أركز حاليًا على تطوير الويب ، فمن المؤكد أن قراءة مقال يسمى "10 تلميحات لإنشاء تطبيق HTML 5 سريع" بعناية. و "وصفات عشاء صحية" ، لست مهتمًا بالطهي ، لكن هذه الوصفات تبدو مثالية وربما تحتاج في يوم من الأيام إلى إعداد وليمة ، لذلك سيكون من الأفضل حفظها في دفتر ملاحظات "المرجع" الخاص بي.

منظمة تشمل أساسا تصنيف واستكمال. بالإضافة إلى تسليط الضوء على النقاط المهمة في مقالة ما والإشارة إليها ، من الضروري أيضًا توسيع نطاق محتويات أو كلمات معينة لمساعدتنا على الفهم بشكل أعمق. إذا كانت إحدى المنشورات تحتوي على مصطلح "DES" ، على سبيل المثال ، لا أعرف معناه ، فسوف أذهب إلى google ولاحظ الشرح.

بعد معالجة مادة ، يجب أن أحفظها في موقع مناسب وأضع علامة عليها ، وبعبارة أخرى ، أقوم بتصنيفها إلى الفئة المناسبة. في OneNote ، أستخدم ثلاثة مستويات للتصنيف: Notebook ، Section and Tag. فيما يتعلق بكيفية إنشاء نظام ملاحظات شخصية ، هذا موضوع آخر يستحق كتابة المقالة الأخرى لوصفها بالتفصيل. ببساطة ، مبدأ حل تدويني هو أنه يجب الحصول على الملاحظات أو استشارتها مرة أخرى بسهولة.

أهم خطوة هي مراجعة المواد المنظمة بشكل دوري. بدون مراجعة ، سيصبح القرص الثابت لدينا مدافن بدلاً من كنز من المعرفة. أفعل مراجعة أسبوعية. أثناء المراجعة ، أسأل نفسي دائمًا الأسئلة التالية حول ملاحظة منظمة:

  • هل هي ذات صلة بتركيزي الحالي؟

إذا كانت الإجابة بنعم ، فأنا بحاجة إلى بذل المزيد من الجهد عليها.

  • ويمكن استخدامه لحل أي مشكلة؟

هذا السؤال يساعد على خلق علاقة بين المعرفة والمشاكل. يمكننا أن نضع في اعتبارنا ما هي المشاكل التي يمكن أن تشير إلى هذه الملاحظات.

  • هل تنتمي إلى أي موضوع أو مشروع؟

صنف الملاحظة إلى موضوع موجود أو قم بإنشاء موضوع جديد إذا لزم الأمر. على سبيل المثال ، قبل أن أبدأ في كتابة هذا المنشور ، قمت بإنشاء موضوع "نظام إدارة المعرفة". لذلك سيتم تصنيف المقالات أو الصور ذات الصلة بهذا الموضوع.

لا يوجد الكثير من التطبيقات المطلوبة في هذه المرحلة. فيما يلي أهم ثلاثة تطبيقات أستخدمها بشكل متكرر:

  • MarginNote Pro

هذا هو تطبيقي المثالي لوثائق PDF التي تدرس وتشرح وتعلق. فهو يجمع بين Mindmap و Outline لتنظيم الملاحظات ويوفر Flashcard لحفظ الملاحظات. يحتوي على نسخة مجانية باسم "MarginNote" والتي يمكنك تجربتها.

  • خرائط MindJet

والتطبيق خريطة العقل الحرة مع وظائف قياسية. أنا فقط أقرأ الخرائط الذهنية على جهاز iPad الخاص بي ونادراً ما أعدلها ، لذلك تفي MindJet باحتياجاتي إذا كنت بحاجة إلى تعديل الخريطة الذهنية بشكل متكرر ، فلن أوصي بها.

  • ملاحظة واحدة

حل قوي وعبر تدوين الملاحظات. كل صفحة تحب ورقة لا نهاية لها ، مما يجعلها مريحة للغاية لاستكمال محتويات جديدة لملاحظة موجودة.

بعد مرحلة التنظيم ، يتم حفظ جميع المعلومات المنظمة والمعالجة والمعلومات التي يتم تنظيمها ومعالجتها في MarginNote Pro و OneNote.

انتاج |

كما ذكرت من قبل ، فإن المخرجات هي مرحلة أساسية في إدارة المعرفة. الإخراج ، مثل كتابة مقال أو سرد قصة أو إلقاء خطاب ، يُلزمنا بهيكلة وإعادة تنظيم المعرفة التي تعلمناها ، وتصويرها بطريقة واضحة يمكن للآخرين فهمها بسهولة. بعد هذه المرحلة ، نفهم المعرفة لأننا عرفناها وفهمناها واستخدمناها.

بصرف النظر عن Microsoft Office و Sway ، أستخدم Ulysses لمعظم مهام الكتابة الخاصة بي. Ulysses هو تطبيق محرر Markdown لائق يمكنه أن يجعلني أركز على الكتابة والاستمتاع بالكتابة.

استنتاج

جمع وتنظيم وإخراج يؤلف نظاما كاملا لإدارة المعرفة. يؤدي عدم وجود أي جزء من هذه الأجزاء الثلاثة إلى الحصول على نصف النتيجة بجهد مضاعف في التعلم.

وجدت هذا المنصب مفيد؟ يرجى الضغط على زر below أدناه لأنه سيساعد المزيد من الناس في العثور عليه. شكر!

يكتب Axton Liu على موقع axtonliu.com ، حيث يشارك الأفكار التقنية وما تعلمه حتى الآن. يمكنك أيضًا متابعة مدونته حتى لا يفوتك أي تحديث.

هذه المادة نشرت أصلا على axtonliu.com