كيفية التعامل مع قائمة مهام ساحقة والتغلب على التسويف

moshehar / pixabay

لدي شركة ذات مسؤولية محدودة ، تضيف مجموعة من المهام الإدارية بالإضافة إلى جدول أعمالي المزدحم بالفعل في بداية كل ربع عام. في بعض الأحيان ، يكون عبء العمل في هذه الفترة هائلاً ويغريني المماطلة. اليوم ، أود أن أشارككم كيف أتعامل مع مشاعر الإغواء هذه والإغراءات في المماطلة.

الخطوة الأولى لإدارة قائمة مهام ضخمة هي تقسيمها إلى مصفوفة آيزنهاور. في الجزء العلوي الأيسر ، لدينا المهام الهامة والعاجلة. في أعلى اليمين ، مهمة ولكن ليس مهمة عاجلة. في أسفل اليسار ، عاجل ولكن ليس مهما. في أسفل اليمين ، لا عاجلة ولا مهمة.

مصفوفة أيزنهاور

ابدأ بالأمر المهم والعاجل

من الواضح أن المهام الإدارية مهمة وعاجلة في هذه اللحظة. أنها تحصل على أولوية قصوى. منذ ذلك الحين ، أنشر منشورًا يوميًا في المدونات ، وهذا أيضًا ينتقل إلى أعلى اليسار هناك أيضًا مهام أخرى ، وبعضها مهم ، لكن المهام الإدارية وكتابة منشور مدونة لها الأولوية على البقية.

أكتب كل مهمة يجب علي القيام بها في Evernote. بهذه الطريقة ، أنا متأكد من أنني لن أنساهم. ومع ذلك ، سوف أركز على قائمتي المهمة والعاجلة حتى يتم الانتهاء من هذه القائمة. أعلم أنني سأعود إلى بقية المهام وبالتالي لا داعي للقلق بشأنها.

كلما شعرت بالقيام بمهمة خارج قائمتي المهمة والعاجلة ، أترك هذه الرغبة. في هذه الأوقات المزدحمة ، يعتبر التخلي عن المهارات مهارة أحتاجها لممارسة الرياضة.

تجنب الحث على المماطلة وتعدد المهام

مأزق آخر خلال أوقات الازدحام هو أن تبدأ العديد من المهام ما تستطيع. نشعر بالخوف عندما نرى جميع المهام في قائمة المهام الخاصة بنا. من أجل التعامل مع هذا الشعور ، نبدأ في العديد من المهام قدر الإمكان. وغني عن القول ، لا يؤدي بدء مهام متعددة في وقت واحد أو تعدد المهام إلى تحسين إنتاجيتنا. على العكس من ذلك ، فقد أضروا بإنتاجيتنا.

لا يهم عدد المهام التي تبدأها ، ولا عدد المهام التي تقوم بها بالتوازي. المهم هو عدد المهام التي تنتهي.

التعامل مع قائمة مهام ضخمة أمر بسيط. يمكنك ببساطة تحديد المهمة الأكثر أهمية وإلحاحًا في قائمة مهامك والعمل عليها حتى تكتمل. أفضل طريقة لإنهاء المهمة هي العمل عليها حصريًا حتى تكتمل.

إنها بسيطة ، ولكنها ليست سهلة ، لأنك ستشعر بالقلق بشأن بقية المهام. نتيجة لذلك ، قد تميل إلى الانتقال من مهمة إلى أخرى دون الانتهاء من أي منها.

خمس نصائح للتعامل مع قوائم المهام الطويلة

كلما شعرت بتلك المخاوف والإغراءات ، دعهم يذهبون. أولاً ، اكتب كل مهامك. يمنحك ذلك تأكيدًا بأنك ستعود إليها لاحقًا. ثانياً ، ذكِّر نفسك أن أفضل طريقة لإكمال قائمة مهامك هي التركيز على مهمة واحدة في المرة الواحدة.

تعيين مدة لمهمتك في متناول اليد. تهدف إلى إكمال المهمة التي تعمل عليها خلال المدة المحددة. بهذه الطريقة ، ستعرف أنه سيكون لديك وقت كاف لبقية قائمة مهامك. علاوة على ذلك ، فإن تحديد موعد نهائي لمهمتك سوف يحفزك على مواجهة التحدي الصغير ، تمامًا مثل الأهداف الأسبوعية التي تحفزك.

وعد نفسك بعض التوقف. إذا كانت لديك قائمة مهام لا حصر لها ، فمن الصعب أن تبدأ في ذلك. نتيجة لذلك ، قد ينتهي بك الأمر المماطلة. من أجل التغلب على هذا الشعور ، وعد نفسك ببعض التوقف ، إما في المساء أو في عطلة نهاية الأسبوع.

بناء الزخم من خلال استكمال المهمة ، مهما كانت صغيرة. قد يبدو هذا متناقضًا مع بدء المهمة الأكثر أهمية وإلحاحًا ، لكنها خدعة صغيرة تساعدك على كسر نمط التسويف. بمجرد الانتهاء من المهمة ، تشعر أنك متحمس لإكمال المزيد. كلما أنجزت أكثر ، كلما حصلت على المزيد من الدوافع.

خاتمة

في بعض الأحيان ، تغمرنا قوائمنا الطويلة. من أجل التعامل مع هذا الشعور ، فإننا إما نماطل أو ننتقل من مهمة إلى أخرى دون إكمال أي منها. هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها للتغلب على مشاعر الغموض والتسويف.

  • اكتب كل المهام التي تحتاج إلى إكمال.
  • ابدأ بالمهمة الأكثر أهمية وإلحاحًا.
  • التركيز على مهمة واحدة في وقت واحد.
  • عيّن مدة للمهمة وتحدي نفسك لاستكمالها خلال تلك المدة.
  • وعد نفسك بعض التوقف.
  • إذا كنت تشعر بالرغبة في المماطلة ، فاصل هذا الشعور عن طريق إكمال مهمة صغيرة.

إذا وجدت أن هذا المنشور له قيمة ، فقم بالتسجيل في النشرة الأسبوعية لتلقي ملخص عن مشاركاتي في الشركات الناشئة وريادة الأعمال والقيادة وتحسين الذات.

تم نشر هذه القصة في The Startup ، أكبر منشور لريادة الأعمال في Medium ، يليه 312222 شخصًا.

اشترك لتلقي أهم الأخبار هنا.