كيف يكون لديك اجتماعات استراتيجية العميل ناجحة

لذلك ، أنت تعرف ما تريد مناقشته ، وقد حددت قائمة الحاضرين ، وتم حجز غرفة الاجتماعات.

ولكن في مكان عمل مجزأ في كثير من الأحيان ، حيث يكون للإدارات المختلفة آراء وأهداف مختلفة ، قد يكون من الصعب جعل الجميع على نفس الصفحة وجعل الاجتماعات الاستراتيجية مثمرة.

علاوة على ذلك ، قد يكون الأمر أكثر صعوبة للتأكد من رؤية أهدافك بمجرد انتهاء الاجتماع.

لحسن الحظ ، هناك بعض الخطوات التي يمكننا اتخاذها للتأكد من حصولنا على أفضل النتائج الممكنة ، من خلال المشاركة الفعالة من جميع الأطراف.

1. اسمح لكل شخص بالتحضير

تتطلب جلسات الإستراتيجية تفاعلًا بين جدول أعمال منظم والأفكار الأصلية التلقائية. من خلال مشاركة مواضيع المناقشة الرئيسية الخاصة بك قبل أسبوع من الاجتماع ، يمكنك السماح لجميع الحاضرين باقتراح نقاط إضافية والتفكير في الموضوعات التي اقترحتها.

علاوة على ذلك ، يمكنك التواصل مسبقًا مع جميع الحاضرين عندما تكون مشاركتهم مطلوبة. يساعد ذلك في تشكيل قائمة الحاضرين أيضًا ، حيث يوفر وقتًا للنظر في حضورهم أمرًا حيويًا للنتائج المرجوة من الجلسة.

تتمثل إحدى الأفكار المفيدة من كتاب دانييل كانيمان بعنوان "التفكير والسرعة والبطء" في مطالبة جميع الحاضرين بكتابة أفكارهم قبل الاجتماع.

قد يكون هذا رأيهم في أي اقتراح أو أفكارهم لحملة تسويق المحتوى ، أو حتى بعض الصعوبات التي يتوقعونها للعام المقبل. ستتلقى نظرة ثاقبة مفيدة حول ما يعتقده الأشخاص حقًا في الجلسة ، مما يجعل نقطة مرجعية مفيدة بمجرد انتهاء الاجتماع.

2. الدولة الغرض الخاص بك

الاجتماعات تستنزف وقتًا سيئ السمعة ، لذلك من المهم التأكد من أن لديك سببًا واضحًا للاحتفاظ بك ، وبعض النتائج المتوقعة. يجب ذكر ذلك قبل الاجتماع ، ولكن أيضًا في بداية الجلسة. ضع قواعدك الأساسية وكن محددًا في الإطار.

افتح هذا على الأرض أيضًا. إحدى طرق القيام بذلك هي طرح سؤال بسيط: ما الذي يجعل هذا الاجتماع ناجحًا بالنسبة لك؟

لاحظ الردود على هذا السؤال ، حيث يتيح لك ذلك حجز الاجتماع بدقة. في ختام الاجتماع ، ارجع إلى أهدافك المتفق عليها واذهب في أرجاء الغرفة لتتساءل عما إذا كان الجميع يشعرون بأن أهدافهم قد تحققت. هذا يجعل من الأسهل إعداد جلسات لاحقة أيضا ، إذا كان موضوع مهم يتطلب مزيدا من المناقشة.

3. معرفة متى تأخذ المقعد الخلفي - والاستماع

يمكن أن يكون إغراء أولئك منا على جانب الوكالة من الطاولة هو إدارة الاجتماع بأي ثمن. هذا ما دفعنا ثمنه ، بعد كل شيء.

ومع ذلك ، هناك الكثير من الصلاحية للتنازل عن الكلمة للعميل ، الذي نحن في نهاية المطاف هناك للمساعدة. هذا ليس تقصيرًا في أداء الواجب من الوكالة ؛ إنها طريقة جيدة لسماع معلومات لا تقدر بثمن من مصدر موثوق.

فقط تأكد من الاستماع وطرح الأسئلة ودمج المعلومات في خططك.

لا تخف من فصل الاجتماع إلى مجموعات عمل أصغر أيضًا ، بعضها يحتوي على موظفين على وجه الحصر من أعمال العميل. يمكن أن يتيح إنشاء هذه الفرق الفرعية ظهور أفكار جديدة من خلال المحادثة - سواء كان فريق الوكالة موجودًا لإضافة مدخلات استراتيجية أم لا.

4. تسهيل ، لا تهيمن

عند التخطيط لاستراتيجية ربع سنوية ، على سبيل المثال ، من المحتمل أن يكون هناك مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة في الغرفة ، مع كل الآراء المستنيرة للمشاركة.

يُكلف مُيسِّر الاجتماع باستخراج هذه المعلومات ، والتأكد من أن لكل شخص رأيه ، وكذلك تجميع وجهات النظر هذه في خطة متماسكة.

تابع جدول أعمالك وأبرز المجالات التي تعرفها والتي تحتاج إلى مناقشة في هذا الاجتماع المحدد. قد تكون هذه هي الفرصة الوحيدة للتحدث إلى هؤلاء الحضور مرة واحدة ؛ أو قد تكون هناك فترة صلاحية لفكرة ، على سبيل المثال.

إدارة وقتك بشكل فعال ، وإذا كان الاجتماع طويلاً في النقاط الأقل أهمية ، أعاد المحادثة إلى جدول الأعمال المتفق عليه.

شخص واحد يهيمن على الاجتماع نادراً ما يفيد الغرض من الجلسة. على هذا النحو ، من الضروري معرفة وقت إجراء مزيد من البحث في الموضوعات ذات الصلة ومتى يتم تحويل المحادثة إلى النقطة المحورية الرئيسية للجلسة - لكن كن مهذبًا بالطبع.

5. اجعل المألوف غريبًا

من المرجح أن يعرف جميع الحاضرين أعمال العميل من الداخل إلى الخارج ، وسيكونون خبراء في مجالات تخصصهم. لكن في بعض الأحيان ، تولد الألفة القناعة ، وتعوق القدرة على رؤية إمكانيات جديدة.

هذا هو المكان الذي يمكن أن يكون مفهوم جعله غريبًا مألوفًا أمرًا حيويًا في نشر أفكار جديدة.

إن مطالبة الفرق المختلفة على ما يبدو بالعمل معًا في مهمة ما يمكن أن يشجع الإدارات المختلفة على طرح أسئلة قد لا تطرحها على خلاف ذلك. غالبًا ما يتم الحصول على وجهات نظر جديدة من خلال هذه التفاعلات.

قد يكون من المفيد أيضًا تقديم بعض أبحاث السوق الخارجية ، مأخوذة من المستهلكين الذين لم يسمعوا مطلقًا بالعلامة التجارية المعنية.

عند العمل مع شركة كل يوم ، يمكن تضييق آفاق الفرد ؛ يمكن أن يكون الاستماع إلى رأي خارجي بمثابة تذكير مفيد بأن الآراء خارج قاعة الاجتماع غالبًا ما تكون مختلفة عن تلك الموجودة بداخله.

6. اختتم اللقاء بوضوح

قد يكون من المدهش مدى تكرار مغادرة الأشخاص للاجتماعات بأفكار متباينة - وأحيانًا معارضة - لما حدث للتو.

لذا تأكد من مشاركة الملخص الخاص بك قبل أن يدير الاجتماع مساره ، ثم عاود الذهاب إلى الغرفة للتساؤل عما إذا كانت أهداف الجميع قد تحققت.

إذا طلبت من الجميع تدوين آرائهم قبل الاجتماع ، فاستخدم هذا كنقطة مرجعية لمعرفة كيف تغيرت الآراء.

هل غير الناس رأيهم خلال الاجتماع؟ إذا كان الأمر كذلك لماذا؟

هذا غالبًا ما يكون إيجابيًا ، إذا أظهر أن مناقشات الاجتماع أدت إلى مفاهيم وأفكار جديدة. إذا بقوا جميعًا على حالهم ، ربما لم يتم إنشاء منتدى مناسب مجانًا ، ولم يتم إنشاء نقاش صعب.

في كلتا الحالتين ، من الضروري اختتام الاجتماع بموجز واضح وقائمة من الإجراءات - اقتراح جلسات متابعة عند الحاجة.

7. تعزيز التعاون في الأسابيع اللاحقة

يمكن أن يكون من السهل جدًا ترك العناصر الإيجابية من اجتماع رائع تختفي بمجرد مغادرة الجميع للقاعة.

لهذا السبب من الضروري المتابعة في غضون 24 ساعة مع قائمة الملاحظات ونقاط العمل والأطراف المسؤولة.

ولكن من المهم بنفس القدر أن تستمر المحادثة. حاول إعداد اجتماعات شهرية لتسجيل الوصول للتأكد من أن الجميع على المسار الصحيح مع تصرفاتهم ولديه منتدى لمشاركة أي تحديات.

حدد أهدافًا قابلة للقياس بحيث يمكنك في اجتماع استراتيجيتك التالي تقييم فعالية الهدف السابق وإجراء تغييرات عند الضرورة.

نأمل أن يكون ما ورد أعلاه بمثابة دليل مفيد في المرة القادمة التي تخطط فيها لجلسة استراتيجية العميل.

يا نصيحة أخرى: لا أجهزة الكمبيوتر المحمولة.

تم نشر هذه القصة في The Startup ، حيث اجتمع 260،100+ شخصًا لقراءة قصص Medium المتوسطة الرائدة حول ريادة الأعمال.

اشترك لتلقي أهم الأخبار هنا.