كيفية استضافة الاجتماع المثالي

نعلم جميعا سيناريو اجتماع كابوس.

محاصر في قاعة اجتماعات مع البسكويت الذي لا معنى له والقهوة المراوغة يراقب الوقت يمر ...

قضاء ساعة تغطي أجندة ما قبل القراءة وعدم الوصول إلى أي مكان ...

الحصول على الرعشات يصل العمود الفقري الخاص بك؟ حسنًا ، نحن هنا للمساعدة. دعنا نعطيك يدًا تجمع الاجتماع المثالي.

اتخاذ قرار بشأن نتائج قوية قبل البدء

هل تعرف لماذا يعقد الاجتماع؟

هل تعرف ما تريد تحقيقه؟

إذا لم تستطع شرح الحاجة للاجتماع ، فربما لن يكون هناك حاجة لذلك.

إذا كنت بحاجة بالتأكيد إلى إجماع أصحاب المصلحة للمضي قدمًا ، فاختر بالضبط النتيجة التي تريد تحقيقها.

سيضمن الوضوح في النتائج الثابتة ونقاط العمل أنك وفريقك على ثقة من خطواتك المقبلة.

كل شيء في التوقيت

أجرت مجلة هارفارد بيزنس ريفيو دراسة استقصائية لكبار المديرين العام الماضي ، وكشف أن 71 ٪ من المديرين الذين شملهم الاستطلاع قالوا إن الاجتماعات غير مثمرة وغير فعالة.

سينفصل الأشخاص عن فترة أطول من المتوقع أن يستمروا فيها ، لذلك اختروا مدة 45 دقيقة.

في الواقع ، يوصي أمين متحف TED تيد أندرسون بالتوقف عن إجراء محادثات TED في 18 دقيقة لتحقيق أقصى قدر من المشاركة!

اختر وقتك بعناية أيضًا.

إذا كان اجتماعك متأخرًا في فترة ما بعد الظهر ، فلن يكون الأشخاص في مباراتهم العليا وينطبق نفس الشيء بعد الغداء مباشرة.

اجتماع منتصف الصباح أو منتصف بعد الظهر سوف يلفت انتباه الناس عندما يكونون أكثر تركيزًا.

دقق

خذ الحضور بجدية.

توصي Google بدعوة أصحاب المصلحة الأساسيين فقط وعدم دعوة أكثر من 8 أشخاص لحضور اجتماع.

إذا تأخر الناس ، فأخبرهم أنهم لن يتمكنوا من المشاركة وأنك سترسل لهم ملاحظات الاجتماع بعد ذلك. سيفهمون أنك تطلب احترامهم.

إن طلب أن يكون الاجتماع خاليًا من الشاشات سيظهر التزامك بالمهمة الحالية.

الحصول على المنظمة مسبقا

إذا كنت مشتتا أثناء اجتماعك الخاص فلن تتمكن من التركيز وستعاني الجلسة.

على سبيل المثال ، التأكيد على فواتيرك القادمة هو هواية بريطانية شائعة.

يمكنك توفير الوقت والتحديث مع فواتيرك مع WonderBill.

لا تحتاج حتى إلى جعل فواتيرك في متناول يديك لأننا حصلنا عليها نيابة عنك.

مع عقلك واضح من الضحك إلى دوس يمكنك التركيز على صياغة جدول أعمال مثالي.

وضع جدول أعمال

أرسل جدول أعمال مُسبق مسبقًا حتى يعرف كل من يحضر ما ستناقشه.

يجب أن تكون مستعدًا وستوفر وقتًا ثمينًا بعدم تجاوز جدول الأعمال أثناء الاجتماع.

حدد أي عمل يحتاج إلى إكماله قبل الاجتماع وما تتوقع تحقيقه.

سيقدر ضيوفك أن يكونوا مسلحين مسبقًا بالمعرفة التي يحتاجونها لاستخدام وقتهم بفعالية.

يمكنك معرفة المزيد حول وضع جدول أعمال فعال هنا.

أخذ ملاحظات

بدلاً من أن يقوم مدوّن تدوين مخصص أو أفراد بتدوين ملاحظاتهم الخاصة ، لماذا لا تسجل الاجتماع وتكتب الملاحظات لك؟

تم تصميم برامج مثل Cogi لمساعدتك في البقاء في الوقت الحالي دون التأخر المحرج بينما يحاول الجميع اللحاق بملاحظاتهم.

يمكنك أيضًا تجربة استخدام لوحة بيضاء ثم تصويرها ، مما سيساعدك على التفكير بصريًا أكثر.

الحصول على الوقود المناسب

قد تشعر رقائق البطاطس والحلويات بالخيار الرابح عندما يتعلق الأمر برشوة رواد الاجتماعات ، لكنها في الواقع رهيبة بالنسبة للإنتاجية.

سوف يتسبب السكر والملح في حدوث نقص في الجفاف والطاقة مما يؤدي إلى ظهور أفكار جيدة.

الوجبات الخفيفة ذات الجودة الأفضل مثل حبوب الذرة أو سلطة الفواكه ستساعد الغرفة على زيادة مستويات الطاقة لديها.

لقد قدمنا ​​لك الأدوات ، والآن كن مستعدًا للقاء الأكثر فعالية في حياتك!

هل لديك نصائح وحيل مفيدة تستخدمها لإنجاز الأمور في مجموعة؟ شارك معرفتك في التعليقات أدناه.

شكر،

فريق WonderBill