كيف تنقذ فريقك من لقاء الشقاء

من الشائع أن نسمع أن الناس يقولون إن الاجتماعات "مضيعة للوقت" ، ولكن هذا هو رد فعل مبالغ فيه.

الاجتماعات ليست سيئة بطبيعتها.

الاجتماعات السيئة سيئة. اجتماعات جيدة جيدة.

اجتماعات سيئة هي بائسة. يمكنك إيقاف الاتصال الهاتفي بشأن بؤس الاجتماع إذا أعطيت هذه الأشياء الثلاثة لمقابلة المدعوين.

(واضح ، ولكن) اسأل أولاً "هل يتطلب حقًا اجتماعًا؟"

هناك العديد من وسائل الاتصال المتاحة. دردشات Watercooler إلى البريد الإلكتروني إلى IM لحضور الاجتماعات وهلم جرا. ليس الاجتماع دائمًا هو الوضع المناسب للاستخدام. تميل الاجتماعات إلى أن تكون الخيار الأفضل عندما يحتاج الجميع إلى سماع نفس المعلومات في وقت واحد ، أو عندما ترغب في تقليل ذهابًا وإيابًا ، أو اتخاذ قرار كمجموعة.

1. أعطهم المعلومات ...

اكتب أجندة GAP وأرسلها في وقت مبكر ...

تعني GAP الهدف وجدول الأعمال والتحضير.

أجندة GAP رائعة لسببين. نعم ، يتم التواصل بوضوح مع الحاضرين ، ولكن له قيمة مضافة تتمثل في إجبار مضيف الاجتماع على التوضيح في وقت مبكر أيضًا. (صادفت هذه الفكرة عبر عصابة Coach.me الذكية التي يقودها توني ستابلباين. لقد كتبوا كتابًا حول هذا الموضوع يسمى الآن "إتقان الاجتماع" (مؤلفون مشاركون أليسيا ليو تيري شويتزر)).

G هي الهدف

ما هو الهدف من ذلك ، إذا تحقق ، فسيكون الاجتماع ناجحًا؟ (نقاط المكافأة لأهداف S.M.A.R.T. بالطبع.)

أ لجدول الأعمال

إذا كنت ستسأل الناس عن وقتهم ، فما الذي تطلب منهم أن يقضوه فيه؟ أخبرهم بجدول أعمال. (نقاط المكافأة لملاحظة أصحاب وفترات زمنية إذا لزم الأمر). يمكنك بعد ذلك استخدام جدول الأعمال لتوقيت الاجتماع.

أنا شخصياً أفضل ألا أكون جامداً في الالتزام بجدول الأعمال (بعض الظلال لها قيمة). ومع ذلك ، فقد وجدت الكثير من القيمة في كوني جامدة حول إنشاء جدول أعمال دائمًا.

P هو للتحضير

ما الإعداد سوف تجعل الاجتماع ناجحاً؟ عندما ينضمون إلى الاجتماع ، هل يجب أن يكونوا قد راجعوا شيئًا ما بالفعل؟ هل يحتاجون إلى جمع معلومات من شخص ما داخل الشركة أو خارجها؟ دع الناس يعرفون ما يتوقع القيام به في وقت مبكر.

2. أعطهم تحذير ...

احصل على اجتماعات في التقويمات في وقت مبكر ...

احترم عمل الناس ووقتهم. أعطهم يحذرون عندما تريد وقتهم من خلال وضع الأشياء في التقويم الخاص بهم.

تجنب اللحظات الأخيرة غير المخطط لها (وبالتالي غير المتوقعة) إذا أمكن مع "صناع". (Timebox هو الاجتماع بإحكام. حتى تفكر في إمكانية عقده وهو ما يميل إلى تسريع الأمور).

حاول عقد اجتماعات في وقت مبكر أو متأخر من التاريخ. هذا يسمح "للمصنعين" بالوصول إلى قطع كبيرة من الوقت لإنجاز العمل الحقيقي.

تلخص هذه المشاركة الكلاسيكية التي كتبها بول غراهام الأساس المنطقي لحماية صناع الوقت بشكل جيد -

"هناك نوعان من الجدول الزمني ، وسأسميهما بجدول المدير وجدول الشركة المصنعة. ... معظم الأشخاص الأقوياء هم على جدول المدير. إنه جدول القيادة. ولكن هناك طريقة أخرى لاستخدام الوقت شائع بين الأشخاص الذين يصنعون الأشياء ، مثل المبرمجين والكتاب. يفضلون عمومًا استخدام الوقت بوحدات نصف يوم على الأقل. لا يمكنك الكتابة أو البرنامج جيدًا بوحدات مدتها ساعة. هذا بالكاد وقت كاف للبدء.
عندما تعمل وفقًا لجدول أعمال الشركة الصانعة ، تكون الاجتماعات كارثة. يمكن أن ينفجر اجتماع واحد بعد ظهر يوم كامل ، بتقسيمه إلى قطعتين كل منهما صغير جدًا بحيث لا يقومان بأي شيء صعب ".

ضع ذلك في الاعتبار عند دعوة "صانعيك" إلى الاجتماعات.

3. أعطهم الحرية ...

استخدم العلم الاختياري بحكمة ...

فكر جيدًا فيما إذا كان كل حاضر "مطلوبًا" أو "اختياريًا". امنح الأشخاص حرية اختيار ما إذا كانوا بحاجة إلى الحضور من خلال وضع علامة عليهم اختياريًا.

قراءة متعمقة

تلبية إتقان