كيفية تسريع عملية إدارة المشاريع الخاصة بك مع 5 ادارة العلاقات مع تطبيقات

في كل مرة تبدأ فيها مشروعًا جديدًا أو مبادرة جديدة مهمة ، فأنت لا تغوص فقط في المهام.

الخطوة الأولى هي دائما التخطيط.

ذلك لأن الخطوات التي تخطط لها قد لا تبدو دائمًا كما تعتقد في المقام الأول. يعد إعداد خارطة الطريق لإجراءاتك أمرًا بالغ الأهمية للتنفيذ الفعال للمهام وتحقيق أقصى استفادة من مواردك.

اختناقات عملية إدارة المشروع

الأشياء الثلاثة الرئيسية التي لاحظتها حتى الآن حول عمليات إدارة المشروع:

  • كلما كانت الخطوات المخطط لها أكثر تفصيلاً ، قل احتمال تحقيقها

ببساطة ، إذا كنت تخطط لكل التفاصيل من سير العمل في مشروعك ، فمن المرجح للغاية أن هذه لن تكتمل. ويعود ذلك إلى ديناميكيات المشاريع مع ظهور ظروف جديدة عادة ، مما يعني تغييرات كبيرة في خطة عملك.

نصيحة عملية إدارة المشروع
-> حاول هيكلة المشروع إلى معالم أكثر عمومية ، بدلاً من الدخول في مهام محددة مفصلة.

  • الاتصالات خلال المشروع يمكن أن تبطئ إذا لم يتم تناولها في وقت مبكر

عادةً ، تبدأ باجتماع الفريق ، حيث يمكن للجميع مشاركة أفكارهم والتخطيط لأعمالهم مسبقًا. ومع ذلك ، تنشأ مشاكل بمجرد بدء المشروع ويضعف الاتصال. قم بإعداد وضع الاتصال اللاحق بين أعضاء المشروع. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تسريع الطريقة التي تعمل بها ، مما يجعل الأمر واضحًا لكل من يتلقى تحديثات المشروع ، وكيف ومتى يتم إرسال التعليقات وماذا تفعل عندما تنبثق الأخطاء.

نصيحة عملية إدارة المشروع
-> حاول أتمتة التحديثات والتواصل بين أعضاء الفريق ، باستخدام أدوات SaaS. من خلال التحديثات ، أعني أي تقدم أو تغييرات تحدث في جميع المشاريع ، على سبيل المثال مهمة مكتملة أو تحول في الموعد النهائي.

  • يمكن أن يؤدي تحديد أولويات المهام السيئة إلى تدمير فعالية المشروع

الشيء الشائع الذي يحدث عند تشغيل المشروع هو القيام بالكثير من الأشياء غير الضرورية. يمكن أن تجعلك تشعر بأنك تفعل شيئًا مثمرًا ولكن في الواقع ، إنها وقتًا مبذرًا (نعم ، ينطبق مبدأ باريتو على إدارة المشروع أيضًا). في الواقع ، هذا هو الخطأ الذي أجد نفسي أفعله في عملي اليومي. يجب أن يكون هدف اجتماع أي فريق هو إعطاء الأولوية للمهام ذات الصلة والتخطيط لتنفيذ الأولويات أولاً.

نصيحة عملية إدارة المشروع
-> استخدام أدوات إدارة المشاريع لتحديد أولويات المهام والمشاريع الخاصة بك. رتب أهم المهام في الهيكل وتأكد من تنفيذ جميع المهام بالترتيب المتفق عليه.

بمساعدة تقنية السحاب الحديثة وتطبيقات SaaS ، يمكنك أتمتة أجزاء كبيرة من عملية إدارة المشروع. بالطبع ، إدارة المشاريع ليست شيئًا يمكن أتمتة بالكامل. ومع ذلك ، هناك خطوات محددة يمكن تبسيطها بسرعة وسهولة.

بعض عناصر عملية إدارة المشروع التي يمكن أن تكون آلية:

  • تبادل الملفات / إرسال الأتمتة

يعد الاحتفاظ بملفات المشاريع على محركات الأقراص الخاصة بنا مناسبًا لمعظمنا. تظهر المشكلات عندما تحتاج إلى إرسال المستندات إلى شخص آخر وقضاء بعض الوقت في البحث عنها في ملفاتك الخاصة. لتجنب ذلك ، يمكنك الاحتفاظ بجميع الملفات في Google Drive أو Dropbox المشتركين. في أي وقت يريد شخص ما الوصول إلى ملفاتك ، يحتاج فقط إلى الانتقال إلى محرك الأقراص الخاص بك وجلبها من هناك.

في كثير من الأحيان ، تتطلب منك المشاريع تتبع الوقت ضدهم - خاصة إذا كنت تعمل في شركة تتقاضى رسومًا كل ساعة. يتضمن ذلك تدوين الوقت الذي تقضيه في أنشطة معينة يدويًا ، وهو ما يترجم إلى مزيد من الوقت في المهمة. بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام أداة تتبع الوقت التي تقيس وقتك تلقائيًا للمهام الإنتاجية.

  • تحديثات المشروع الأتمتة

لا تريد إزعاج زملائك في الفريق عبر البريد الإلكتروني في كل مرة تقوم فيها بتحديث مهمة أو تحميل ملف. هذا يصرفهم فقط عن عملهم الرئيسي ويلقي بهم في حالة ذهابًا وإيابًا. البديل هو إعداد نظام يخطرهم تلقائيًا بتحديثات المشروع القادمة. هذا يمكن أن يوفر لك الوقت ويعزز التواصل ، حتى تتمكن من إنهاء المشروع قبل الموعد النهائي وتمشيا مع جميع المتطلبات.

هناك العديد من الأتمتة التلقائية التي يمكن أن توفر لك الوقت والموارد ، لذلك دعونا نتعمق في كيفية عملها في الواقع العملي.

أتمتة إدارة المشاريع مع تطبيقات ادارة العلاقات مع

فكيف يمكنك أتمتة مشاريعك دون الوقوع وراءها؟ دعونا نلقي نظرة على المثال أدناه.

1. ابدأ باستخدام Google Drive / جداول البيانات

إذا كنت لا تزال تعمل مع البرامج القديمة مثل Microsoft Office وتخزين البيانات فقط على محرك القرص الثابت الخاص بك ، يجب عليك التفكير في تغيير عاداتك! لماذا ا؟ لأنك طالما تستخدم تطبيقات سطح المكتب ، فإنك تحد بشكل كبير من احتمالات التواصل الفعال مع زملائك في الفريق.

تخيل أنك بحاجة إلى إعداد جدول بيانات باستخدام قاعدة بيانات العملاء (بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف والعناوين). الآن لديك خياران:

  1. قم بإنشاء جدول بيانات Excel وإرساله عبر البريد الإلكتروني إلى زملائك في الفريق ، أو
  2. أنشئ جدول بيانات Google وتعاون معه مع زملائك في الفريق في الوقت الفعلي

اي واحده تفضل؟

قد يبدو تخزين البيانات عبر الإنترنت في خطر إضافي على عملك. ومع ذلك ، مع توفر السحابة أكثر فأكثر في هذه الأيام ، تفوق الفوائد التي توفرها وحدة التخزين عبر الإنترنت مخاطر الاحتيال بشكل كبير.

إحدى الأدوات التي يمكن أن تساعدك في هذا المسعى هي Google Drive ، وذلك بفضل العديد من فرص الاتصال. من خلال تطبيقها ، يمكنك بسهولة دفع البيانات إلى الأدوات الأخرى التي تستخدمها ، مثل Paymo أو MailChimp أو Slack.

دعونا نلقي نظرة على كيف يمكن أن تتوافق GDrive مع عملية إدارة المشروع.

2. قم بإنشاء المشروعات والمهام تلقائيًا ، استنادًا إلى عناصر GDrive الجديدة

يمكن أن يكون كل إجراء تم اتخاذه في Google Drive حافزًا لاتخاذ إجراء محدد في تطبيق إدارة المشروع الخاص بك ، مثل Paymo على سبيل المثال.

كيفية تنفيذه واستخدامه لصالحك؟ يمكنك استخدام Zapier لجعله يعمل. وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك:

  • أنشئ مشاريع جديدة تلقائيًا عند إنشاء المجلد الجديد في Google Drive. (Zapier)

يمكنك إعداد مجلد في Google Drive باسم "مشاريع". بعد ذلك ، قم بإعداد الأتمتة بحيث كلما قمت بإنشاء مجلد فرعي جديد ، يتم إنشاء مشروع تلقائيًا في تطبيق إدارة مشروع Paymo الخاص بك.

صف جديد / تم تحديثه في جدول بيانات Google -> مهمة جديدة في Paymo
  • إنشاء مهام بناءً على إدخالات Google Spreadsheet (Zapier)

أستطيع أن أتخيل أن كتابة أي شيء في جدول بيانات Google أسهل بكثير من كتابته داخل أحد التطبيقات ، أليس كذلك؟ يمكنك توصيل جداول بيانات Google الخاصة بك بـ Paymo ، بحيث يتم في كل مرة يتم إنشاء أو تحديث صف جديد في جدول البيانات ، إضافة مهمة جديدة إلى تطبيق إدارة مشروع Paymo الخاص بك.

صف جديد / تم تحديثه في جدول بيانات Google -> مهمة جديدة في Paymo
  • أضف الملفات في مشاريع Paymo مباشرة من Google Drive (عمليات الدمج الأصلية)

مع تكامل Google Drive الأصلي في Paymo ، من السهل إضافة أي ملفات من الدليل السحابي إلى مشاريعك. ما عليك سوى إرفاق أي ملف / مستند بمشروعك ، كما تفعل من محرك الأقراص الفعلي. يمكنك أيضًا القيام بذلك على مستوى المهمة ، للحفاظ على جميع تحديثات المهمة في السياق.

إضافة ملفات من Google Drive إلى Paymo

3. أتمتة تتبع الوقت الذي يقضيه في مشاريع معينة باستخدام PaymoPlus

قد يساعدك قياس الوقت الذي تقضيه في مهام معينة على تقدير ربحية مشاريعك ، ومراقبة فعاليتك وتحديد أنشطة تشتيت الانتباه.

رغم أن البعض قد يستخدم تتبع الوقت كشكل من أشكال الرقابة والإشراف ، فإن الأمر يتعلق في الغالب بالاستفادة من البيانات التي تجمعها وحول الطريقة التي تعمل بها أنت وفريقك.

مع PaymoPlus ، يمكنك تلقائيًا تتبع الوقت الذي تقضيه في الأنشطة التي تقوم بها على سطح مكتبك ، والاطلاع على الأفكار حول مواقع الويب التي تقضيها معظم الوقت في ، أو البحث في المهام التي تستغرق جزءًا كبيرًا من يومك لإكمالها.

PaymoPlus - تتبع الوقت التلقائي

تتبع الوقت يدويا ، ضمن تطبيقات أخرى

إذا كنت لا ترغب في تتبع جميع الأنشطة تلقائيًا والقيام بذلك بطريقة أكثر استخدامًا ، فيمكنك استخدام تطبيق إدارة المشروع. فقط اجعله أكثر ملاءمة من خلال التواصل مع التطبيقات الأخرى.

عند العمل في مشروع ، من المحتمل جدًا عدم فتح تطبيق إدارة المشروع الخاص بك كثيرًا. تستخدم الكثير من الأدوات والموارد المختلفة لإنجاز عملك ، خاصةً إذا كنت مصممًا.

لماذا التبديل بين التطبيقات المختلفة لتتبع الوقت الذي تقضيه في مهام معينة إذا كان يمكنك القيام بذلك مباشرة من التطبيقات التي تستخدمها حاليًا ، مثل Adobe Creative Cloud؟

دمج تطبيق إدارة مشروع Paymo الخاص بك ، يمكنك بسهولة تتبع الوقت الذي يقضيه على التصميمات الخاصة بك داخل تطبيق Adobe. لا حاجة للقفز بين تطبيقين مختلفين وإبقائها مفتوحة في الخلفية.

التكامل بين Paymo <> Adobe

كيف يمكن أن تبدو عملية المثال؟

  1. يمكنك بدء مشروع التصميم الخاص بك لعميل واحد في Adobe Illustrator.
  2. تفتح Paymo Time Tracker داخل Adobe وتبدأ في تتبع الوقت مقابل المهمة.
  3. بعد الانتهاء من التصميم ، يمكنك إيقاف عقارب الساعة.
  4. يمكنك بدء المشروع لعميل آخر في Adobe Photoshop وبدء وقت التتبع لمشروع آخر.
  5. يمكنك إيقاف الساعة مرة أخرى عند الانتهاء ورؤية ملخص وقت عملك لمهام معينة في ملحق Paymo Adobe أو ضمن تطبيق Paymo على الويب.

4. تعامل مع نظام الفواتير تلقائيًا من خلال ربط تطبيق Grand Total

الآن وقد تمكنت من تتبع وقتك بفعالية ، فقد حان الوقت لرعاية القضايا المتعلقة بالتمويل.

امتلاك جميع البيانات اللازمة وتخزينها في تطبيق إدارة المشروع ، من السهل حقًا إصدار الفواتير تلقائيًا ، استنادًا إلى تدفق مشاريعك.

يمكنك إنشاء فواتير مباشرة داخل Paymo ، عن طريق استخدام وظيفة الفواتير المدمجة وتخصيص عناصر معينة (مثل قوالب الفواتير والعملة وبوابات الدفع عبر الإنترنت والتذكير بالدفع المتأخر ، وما إلى ذلك).

الفواتير في Paymo

ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في التعامل مع الفواتير بشكل منفصل ، بما في ذلك تحليلاتها ، فمن الأفضل أن تقوم بتوصيل تطبيق إدارة المشروع الخاص بك ببرنامج تحرير فواتير خارجي إضافي ، مثل GrandTotal.

ما هي الفائدة؟ يمكنك الوصول الفوري إلى جميع بيانات الفواتير والمدفوعات الخاصة بك في مكان واحد حتى تحصل على أقصى استفادة من بياناتك المخزنة في Paymo.

تحليلات الفواتير في GrandTotal

5. حافظ على تحديث فريقك بإشعارات سلاك

الاتصالات هي واحدة من أهم أجزاء المشروع. يجدر التأكد من تحديث فريقك لأية تغييرات متعلقة بتدفق المشروع. كيف افعلها؟

يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني موجزة مع تحديثات المشروع والتي من المحتمل أن تضيع جزءًا كبيرًا من وقتك. بدلاً من ذلك ، يمكنك أتمتة عملك من خلال إرسال الإشعارات إلى فريقك تلقائيًا عبر قنوات Slack المخصصة.

كيف يعمل؟

تحديث المشروع في Paymo -> رسالة تلقائية في سلاك

يمكنك استخدام Zapier لتعيين مشغلات محددة ، مما ينتج عنه إشعارات تظهر في قنوات Slack للمشروعات. ثم ، يمكن إرسال كل تغيير جديد في المشروع مثل المهمة الجديدة تلقائيًا إلى فريقك عبر Slack. لا مزيد من رسائل البريد الإلكتروني ، لا مزيد من الأسئلة والتحديثات المستمرة حول التغييرات. يمكن لفريقك البقاء محدثًا في أي مكان:

أتمتة سير العمل الخاص بك ، وتوفير الوقت والموارد وتحسين الطريقة التي تتعامل مع المشاريع

هناك العديد من منهجيات إدارة المشاريع التي يمكنك استخدامها في عملية التعامل مع أعمالك وموظفيك.

بغض النظر عن المنهجية التي تختارها ، سوف تحدد العديد من اختناقات المشروع على الطريق. قم بتوسيعها مقدمًا واكتشف طريقة لتصبح أكثر فاعلية في الطريقة التي تعمل بها.

يمنحك استخدام التكامل الأصلي نفوذًا لتحسين العديد من المهام من خلال مشاركة البيانات بين تطبيقات الجهات الخارجية. ومع ذلك ، لا تحتاج إلى عمليات تكامل أصلية لتحقيق ذلك. باستخدام أدوات مثل Zapier أو Integromat أو PieSync ، يمكنك المزامنة بسهولة بين العديد من التطبيقات المختلفة من خلال الإعداد السهل لمشغلات محددة تؤدي إلى إجراءات معينة ونقل البيانات.

استفد من الفرص التي تحصل عليها من توصيل تطبيقات مختلفة ، وابدأ في أتمتة سير عملك وإدارة مشاريعك بشكل أكثر فعالية من خلال تطبيقات SaaS المترابطة.

في picksaas ، نساعدك في العثور على برنامج SaaS لتطوير أعمالك.

تحدث معنا أو تابعنا على Twitter أو اشترك في تحديثات برامج SaaS الأسبوعية.

نشرت أصلا على بلوق Paymo.

تم نشر هذه القصة في The Startup ، أكبر منشور لريادة الأعمال في Medium ، يليه 355974 شخصًا.

اشترك لتلقي أهم الأخبار هنا.