بيتر Drucker: كيف (في الواقع) إدارة وقتك

يعتبر الكثيرون أن بيتر دراكر هو أكثر المفكرين نفوذاً في تاريخ الإدارة.

استمرت كتاباته الغزيرة - أكثر من 30 كتابًا - في بيع ملايين النسخ وإلهام المديرين الشباب في جميع أنحاء العالم.

هذا جيد. لكن ماذا لو لم تكن مديرًا؟

ماذا لو كنت تعمل حرًا ، أو نخرية في المكتب ، أو مجرد ناسك تعيش في الغابة؟ هل ما زال بإمكان Drucker مساعدتك؟

تتحدى. هناك شيء واحد يجب على الجميع إدارته. إنه شيء قريب جدًا منا - نحن.

بالنسبة إلى Drucker ، تبدأ الإدارة الذاتية هذه بمرور الوقت.

في The Essential Drucker - مقدمة ممتازة لكتابات Drucker الوفيرة (أكثر من 30 كتابًا!) - هناك فصل كامل مخصص لطريقته في إدارة الوقت.

لقد استخدمت طريقة Drucker المختلفة وإيقافها لفترة من الوقت الآن. عندما أستخدمه ، فأنا وحش منتج ، حيث بلغ متوسطي 7-8 ساعات من العمل الجيد يوميًا. عندما لا أفعل ذلك ، متوسطي 2-3 ساعات - ليس أفضل من المتوسط ​​الأمريكي.

دعونا نلقي نظرة على طريقة Drucker.

لماذا الوقت؟

لدي صديق لا ينفد من أفكار بدء التشغيل. كل بضعة أسابيع ، يرسل لي رسالة متحمسة تنقل شيئًا من هذا القبيل:

هيهي مان لقد حصلت على هذه الفكرة الرائعة. لا أحد يفكر في ذلك. هناك عدم كفاءة في السوق. كل ما علي فعله هو استغلاله و BAM !!!! 11 !!! سيكون فيسبوك القادم! "

بعد خمس سنوات ، لا يزال هناك Facebook واحد فقط. لا يزال صديقي يدرس اللغة الإنجليزية.

ما الخطأ هنا؟

حسنا ، الكثير خطأ. ولكن ، وفقًا لدروكر ، فإن الخطأ الأكثر وضوحًا هو أنه بدأ في المكان الخطأ:

"العاملون المعرفون الفعالون ، في ملاحظتي ، لا يبدأوا بمهامهم. إنهم يبدأون بوقتهم ".

أرى هذا في كثير من الأحيان. يضع الناس خططًا معقدة للوجبات الغذائية أو الشركات أو السفر حول العالم ، وكذلك لا يحدث أي شيء. إنه خيال ممتع. إذا كنت تريد نتائج بدلاً من التخيلات ، فإن الخطوة الأولى هي البدء في التنفيذ.

ويبدأ التنفيذ عن طريق إتقان وقتك.

الخطوات الثلاث لإتقان وقتك

يمكن تقسيم طريقة Drucker تقريبًا إلى ثلاث خطوات.

الخطوة الأولى هي أن نفهم.

1. سجل وقتك

إذا كنت مثلي ، فربما تقرأ "سجل وقتك" وفكرت في شيء مثل هذا:

Pshhhh. هل تمزح؟ انا انا أنا. عشت ، لذلك أعرف أين يذهب وقتي. لماذا تهتم لتتبع ذلك؟

كلا.

يقول دراكر: عقولنا متقلبة:

"الرجل غير مجهز لإدارة وقته. حتى في ظلام دامس ، يحتفظ معظم الناس بحسهم في الفضاء. ولكن حتى مع وجود الأنوار ، فإن ساعات قليلة في غرفة مغلقة تجعل معظم الناس غير قادرين على تقدير مقدار الوقت المنقضي. […] إذا كنا نعتمد على ذاكرتنا ، فلن نعرف كيف قضى الوقت ".

الطريقة الوحيدة للبقاء صادقين هي التعقب في الوقت الحالي. هناك طرق لا حصر لها للقيام بذلك:

"الطريقة المحددة التي يتم بها تجميع السجل لا تحتاج إلى اهتمامنا هنا. ... الشيء المهم هو أن يتم ذلك ، وأن السجل يتم في الوقت "الحقيقي" ... "

لا يهم كيف تفعل ذلك. فقط تأكد من أنك تفعل.

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك تجربتها:

  • أتمتة التتبع باستخدام RescueTime. (ملاحظة: هذا يعمل بشكل جيد فقط إذا كنت تقضي معظم يومك على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.)
  • شبه أوتوماتيكي باستخدام جهاز تتبع الوقت الرقمي مثل Toggl
  • الاستعانة بمصادر خارجية لسكرتير الخاص بك أو VA.
  • تتبع يدويًا باستخدام جدول بيانات أو قلم وورق جيد

أنا شخصياً أتتبع الورق وأسجل كل شيء في جدول بيانات في نهاية اليوم. يوصي Drucker بالقيام بذلك لمدة 3-4 أسابيع. أعتقد أن 1 ربما يكفي ، بالنسبة للمبتدئين.

في كلتا الحالتين ، خذ سجلاتك و ...

2. تشخيص وقتك

والخطوة التالية هي تحليل السجلات الخاصة بك.

يقول دراكر: لا أحد يقضي وقتهم بشكل مثالي:

"لم أر بعد عامل معرفة ، بصرف النظر عن الرتبة أو المحطة ، لم يستطع شحن شيء مثل ربع الطلبات في وقته إلى سلة المهملات دون أن يلاحظ أحد اختفائهم".

أجد أنه بدون تتبع الوقت ، يذهب أكثر من نصف وقتي نحو أنشطة "عديمة الفائدة". (لاحظ أن هذا هو وقت العمل. ما إذا كان لتتبع حياتك الاجتماعية أم لا هو موضوع لفترة أخرى.)

الهدف من هذه الخطوة هو معرفة الوقت الذي يضيع فيه الوقت. للمساعدة في معرفة ذلك ، يقدم Drucker سؤالين يمكننا طرحهما.

السؤال الأول: "ماذا سيحدث إذا لم يتم ذلك على الإطلاق؟"

"[اسأل:] ماذا سيحدث إذا لم يتم ذلك على الإطلاق؟ وإذا كانت الإجابة هي ، فلن يحدث شيء ، ومن الواضح أن الاستنتاج هو التوقف عن القيام بذلك. "

هذه هي جميلة على التوالي إلى الأمام. إذا كنت تعتقد أن شيئًا ما قد يكون بلا فائدة ، فاخرجه وشاهد ما يحدث.

السؤال الثاني: "ما هي الأنشطة التي يمكن لشخص آخر أن يفعلها بشكل أفضل؟"

لقد علقت هنا كثيرا. أميل إلى الاعتقاد بأنني أستطيع فعل الأشياء بشكل أفضل من أي شخص آخر. حتى لو كان هذا صحيحًا (ليس كذلك) ، فليس هذا هو الهدف.

النقطة المهمة هي أنني أفعل بعض الأشياء أفضل من الأشياء الأخرى. من المنطقي أن أقوم بتفويض الأشياء التي لا أجيدها ، أو الاستعانة بمصادر خارجية ، أو أتمتة الأشياء ، بحيث يمكنني أن أفعل أكثر مما أتفوق عليه.

بعض الأشياء التي يمكنك تجربتها:

  • أتمتة المهام المتكررة باستخدام تطبيقات مثل Zapier أو IFTTT.
  • قم بتحسين العمل المنجز بشكل متكرر من خلال إنشاء "قائمة مراجعة للعمليات". (راجع مارشال التقدم لمعرفة المزيد حول كيفية القيام بذلك.)
  • الاستعانة بمصادر خارجية عن طريق التعاقد مع أحد العاملين لحسابهم الخاص للقيام بأمور أقل جودة لك (الجدولة ، مجالسة الأطفال ، تصميم المواقع الإلكترونية ، السير في الكلاب ، التواصل ، التسويق ، إلخ)

3. توحيد وقتك

الخطوة الثانية كانت حول إيجاد الوقت الضائع والقضاء عليه. ولكن هناك طريقة أخرى لإدارة وقتك: يمكنك إعادة تنظيمها.

كتلة واحدة لمدة ساعة ليست هي نفس كتل عشر دقائق. يحتاج العمل الإبداعي عالي المستوى إلى حوالي ساعتين من التركيز. إذا كنت تقاطع دائمًا الاجتماعات (أو الأطفال) ، فلن يحدث أي عمل حقيقي.

يوصي Drucker بأن "نوقف" ربع يومنا على الأقل للقيام بأعمال خاصة مركزة:

"حتى ربع يوم العمل ، إذا تم توحيده في وحدات زمنية كبيرة ، عادة ما يكون ذلك كافياً لإنجاز المهام المهمة."

إذا كان عملك مبدعًا للغاية (الكتابة ، إلخ) ، فقد تحتاج إلى حظر الكثير.

شيء أخير

حاول القيام بالأشياء الثلاثة المذكورة أعلاه لبضعة أسابيع. لقد رأيت نتائج رائعة منه.

ولكن هناك تحذير.

هذه ليست واحدة من الأشياء التي تقوم بها فقط مرة واحدة في العمر. يقول Drucker: "دون اهتمام دوري ، نحن" نفسد "أنفسنا القديمة".

"... المديرون التنفيذيون الفعالون لديهم سجل تشغيل من تلقاء أنفسهم لمدة ثلاثة إلى أربعة أسابيع على مدار مرتين في السنة أو نحو ذلك ، وفق جدول منتظم."

وعند الانتهاء من الوقت ، فكر في فحص The Essential Drucker. هناك الكثير من الأشياء الجيدة هناك.