هذه هي الطريقة لتحديد أولويات يومك

عندما تكون قائمة المهام الخاصة بك ملحمة ولا تعرف من أين تبدأ

الصورة عن طريق الفكر كتالوج على Unsplash

إنه صباح الاثنين وجلست للتو على مكتبي في مكتب منزلي.

رأسي يطن. لقد تم التفكير في بعض الأفكار حول مشروع عميل الشركات منذ ظهر أمس. لقد استمعت إلى البودكاست الذي أعطاني بعض الأفكار الرائعة حول استراتيجية لأعمالهم. أنا متحمس لوضع بعض الأرقام معًا لمعرفة ما إذا كان الأمر منطقيًا أم لا.

تلقيت أيضًا رسالة بريد إلكتروني من عميل آخر للشركة أمس. طلب مني العميل تمديد مشروعهم الحالي إلى منطقتين جديدتين. ولكن كان من الواضح أن رسالة بريد إلكتروني انقطعت على هواتفهم في وسط شيء آخر. لذلك وافقنا على التحدث هذا الأسبوع لتحديد نطاق هذه الإضافات وتسعيرها. وأحتاج إلى تجميع أفكاري معًا قبل التحدث معه.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليّ أن أفعل ، ورسالة إخبارية أسبوعية لأجمعها. ونهاية الشهر الفواتير لإرسال. أنا أعمل من مكتب عميل طوال اليوم وغدًا وأحتاج إلى معرفة أفضل استخدام لوقتي أثناء وجودي هناك. ولدينا بعض المشاكل المتعلقة بضغط المياه في منزلنا. هل يحتاج أطفالي إلى مواعيد حلاقة هذا الأسبوع؟ ولماذا رائحة كلبي غريبة جدا؟

كل هذه العناصر تشعر بأنها ملحة ومهمة. لكن ما هي الأولويات؟ من أين أبدأ؟ أين أركز؟

لقد كتبت مبلغًا لا بأس به حول كيفية تخطيط وجدول أيامي. كيف أهدئ قلقي في بعض الأحيان مثل هذا من خلال كتابة الأشياء ووضعها على التقويم. احتفظ بتمثيل يومي يومي على مكتبي حتى أتمكن من الرجوع إليه عندما أبدأ بالذعر لعدم توفر الوقت الكافي.

لكن في بعض الأحيان ليس لدي وقت كافي للقيام بكل شيء في قائمتي. في بعض الأحيان أعرف أنني لن أتمكن من الوصول إلى كل شيء ، على الأقل اليوم. ولكن إذا لم أحدد الأولويات ، فسوف ينتهي الأمر بالتجول في العديد من الاتجاهات. وسيكون هذا القلق في الجزء الخلفي من ذهني طوال اليوم - هل هذا ما يفترض أن أقوم به؟

لذلك أنا أعرف أنني يجب أن تحديد الأولويات.

تحديد الأولويات أمر صعب. لأن أهمية بعض المهام أكبر من اهتمامي بالقيام بها. ما أريد فعله الآن هو بدء العمل على استراتيجية العمل الجديدة المحتملة للعميل الواحد. إنه الأكثر إثارة للاهتمام. ولكن هل هو الأكثر أهمية؟

إليك ثلاثة أشياء أقوم بها لمعرفة ذلك.

معرفة "موضوع" أولوياتي لهذا اليوم

نوع من وسيلة محرجة لوصف ذلك. ولكن كل يوم لديه موضوع مختلف بالنسبة لي. الاثنين هو اليوم الذي يكون لدي أكثر وقت دون انقطاع للعمل في مكتبي. لذلك أي شيء يحتاج إلى تركيز و / أو Excel أو Powerpoint يحصل على الأولوية في هذا اليوم.

كما ذكرت ، أنا أعمل في مكتب عملاء للشركات معظم أيام الثلاثاء. هذا هو بطبيعة الحال تركيزي على تلك الأيام. يومي الأربعاء والخميس هما عندما أقوم بإجراء معظم مكالماتي - مع العملاء الفرديين والبائعين والشراكات الجديدة المحتملة. لذا فإن المكالمات الهاتفية هي ما أعطيه الأولوية في تلك الأيام.

في أيام الجمعة ، أحاول ألا أعمل إن أمكن. حتى الرعاية الذاتية ، والرعاية المنزلية ، ورعاية الأطفال ، ورعاية الكلاب. هذه كلها أولويات ليوم الجمعة ، أكثر من أي شيء آخر.

العودة إلى اليوم. أعلم أن تركيزي يجب أن يكون على الإبداع والإنتاج. لذلك ، فإن كتابة وإنشاء بعض النماذج المالية سيكون له معنى اليوم. التحدث مع العميل الذي أرسلني عبر البريد الإلكتروني خلال عطلة نهاية الأسبوع لا يتلاءم مع أولويات اليوم. سأرسله بالبريد الإلكتروني وسأحدد الوقت للتحدث يوم الأربعاء ، عندما سأقضي بالفعل معظم وقتي على الهاتف. وإلا سأؤجل العمل في هذا المشروع لهذا اليوم.

يأخذ هذا شيئًا واحدًا من القائمة ، لكن لا يزال لدي الكثير من الأشياء الأخرى. لذلك ، لخطوتي التالية:

حدد المهام التي ستقربني من أهدافي

لا يزال لدي قائمة طويلة جدا. ومره اخرى؛ أنا أشعر بالحكة للقيام بهذا التحليل الجديد اللامع هذا الصباح. لكن هل ستقربني من أهدافي؟

عندما أقوم بمسح قائمتي ضوئيًا ، أعلم أن مهمة مملة واحدة يجب أن تأتي أولاً. إعداد الفواتير الشهرية لإرسال غدا. غدا هو آخر يوم في الشهر لكنني لن أكون في مكتبي المنزلي. إن إرسال الفواتير على الفور في نهاية كل شهر يجعلني أقرب إلى أهدافي بطريقتين. أولاً ، أريد لعملي أن يحافظ على سمعتي في المواعيد والمنظمة. على الرغم من أن الكثير مما أقوم به لا يرتبط "بالإنتاجية" بشكل مباشر ، إلا أنه يتم توفيره في ما أقدمه للعملاء. وإذا أردت أن أبقي عملائي سعداء وأن ينمووا عملي ، فأنا بحاجة إلى الحفاظ على هذه السمعة. وهذا يعني إرسال فواتير في الوقت المناسب ، وفي الموعد المحدد ، ودقيقة. ثانياً ، بالطبع ، أريد الحصول على أموال مقابل عملي الشاق. وهذا لن يحدث بدون فواتير. لذا ، حتى لو لم تكن مثيرة للاهتمام ، فهي بالتأكيد أولوية لهذا اليوم.

يعد الاستعداد ليوم موكلي غدًا أمرًا مهمًا أيضًا ، لأسباب مماثلة. أحب أن أكون مستعدًا قبل الدخول في الاجتماعات. يجعل الوقت مع العميل أكثر إنتاجية وهذا أمر مهم بالنسبة لي. لن يستغرق الأمر وقتًا طويلاً ، لكنني بحاجة إلى القيام بذلك اليوم.

أنظر إلى كل مهمة متبقية في القائمة وأقرر استخدام نفس عملية التفكير.

تحديد المهام التي يمكن أن تنتظر

على الطرف الآخر من الطيف ، توجد المهام التي تشعر بأنها ملحة ولكنها ليست مهمة للغاية. أطفالي كلاهما بحاجة إلى حلاقة الشعر. كيف ينمو شعر الأولاد الصغار بهذه السرعة؟ لكن هذه ليست أولوية ، على الأقل ليست لهذا اليوم. لدي بعض المهام الأخرى مثل هذا - استدعاء سباك ، إحضار الكلب للاستحمام. لقد تم تعليقي لفترة من الوقت الآن ، لكنها ليست مهمة اليوم. يمكنني تخصيص حوالي 30 دقيقة في نهاية اليوم (أو حتى بعد العشاء) لجدولة هذه الأنشطة ليوم الجمعة. هذا يبدو وكأنه اليوم المثالي لإنجاز كل هذا.

وقد قمت بالفعل بتأجيل محادثة عميل الشركة الأخرى إلى الأربعاء. لأنني أعلم أنه أمر مهم ولكنه ليس أولوية لهذا اليوم.

انظر ما تبقى في القائمة

بعد أن عملت من خلال قائمتي ، أرى ما هي أولوياتي لهذا اليوم. الفواتير. جاري الكتابة. الاستعداد لاجتماعات الغد. و الصيحة! هناك وقت لتحليل المرح اليوم. أحتاج إلى بعض الوقت دون انقطاع في مكتبي لذلك. لا يزال لديّ وقت في يومي بعد كل أولوياتي الأخرى ، واليوم هو اليوم المناسب هذا الأسبوع للقيام بهذا النوع من العمل.

لقد أعطيت الأولوية بهذه الطريقة للحظة. لذلك ، في أقل من 30 دقيقة ، توصلت إلى خطة هجوم ليومًا ومخططًا تقريبيًا لأسبوعي. ومن هنا ، وضعت كل شيء في تقويمي اليومي وأعرف تمامًا ما من المفترض أن أفعله ومتى. وأنا أعلم أنه من المنطقي بالنسبة لي اليوم.

لا يوجد نظام مثالي ، والمفاجآت تأتي دائمًا. لكن لا يمكنك أن تكون كمالاً بشأن خطتك. إذا كنت قادرًا على التنفيذ بنسبة 80٪ من هذا ، فأنا أعلم أنني أحرز تقدمًا كبيرًا كل أسبوع. وأنا أفعل هذا مرة واحدة ، لمدة 30 دقيقة ، في بداية الأسبوع (ثم أعد النظر لفترة وجيزة كل صباح). وليس علي التفكير فيه مرة أخرى. إنه يخلق مساحة في ذهني للتركيز على المهمة قيد البحث ، سواء كانت الفواتير أو التحليل المالي. لا داعي للقلق في مؤخرة ذهني إذا كان ما يفترض أن أفعله. تم اتخاذ القرار بالفعل.

بعد أن أفعل ذلك ، كما قالوا في أغنية "(You Gotta Have) Heart" في الخمسينيات:

لا يوجد شيء على ذلك ، ولكن للقيام بذلك.

اكتشف كيف تمنعك عقلك عن الوصول إلى أهدافك. شارك في الاختبار: www.debknobelman.com/quiz